Zbavte sa byrokracie s dochádzkovým systémom Fingera

Automatizácia sa môže dotknúť aj zaznamenávania dochádzky a činností, ktoré s ňou úzko súvisia. Moderné dochádzkové systémy ponúkajú rad výhod, ktoré zmiernia byrokraciu v každej firme. Ktoré to sú?

Zjednodušenie evidencie dochádzky

Klasický papierový zošit, prichytené pero. Ráno sa zapísať, poobede znovu. Scéna ako z retro filmu, no v niektorých firmách je to stále realita.

Dochádzkový zošit je nielen zastaralý, ale aj nepraktický. Vytvára priestor pre malé podvody a nedorozumenia pri evidencii. Predstavuje viac práce pre účtovníka aj pre personalistu, ktorí potrebujú dostať všetky dáta zo zošita do digitálnej podoby.

S modernými dochádzkovými online systémami sa procesy vo veľkom zjednodušia. Nielenže automaticky zaznamenávajú príchod a odchod z pracoviska, ale vedia zachytiť aj iné odchody, napríklad na obed či prestávku.

Pokiaľ nadriadený alebo iná oprávnená osoba potrebuje mať rýchlo prehľad o dochádzke zamestnanca za určité obdobie, v online systéme to nie je problém. Okrem toho tiež vidí, koľko dovolenky pracovníkovi zostáva, presnú dobu jeho nadčasov, koľko dní využil na prácu z domu alebo sick day. Ku svojim informáciám má samozrejme prístup aj zamestnanec a môže si tak pravidelne sledovať svoju dochádzku aj stav dovolenky.

Zrýchlenie schvaľovania dovolenky

Čo všetko musí zamestnanec podstúpiť pri schvaľovaní voľna, ak nie je proces automatizovaný? Overiť si počet zostávajúcich dní dovolenky – buď vo výplatnej páske, alebo u personalistu. Potom vyplniť dovolenkový lístok, nechať ho podpísať a odovzdať vedúcemu alebo HR manažérovi. Odtiaľ sa lístok dostane k účtovníkovi, ktorý ho manuálne zapracuje do dochádzkového a mzdového systému – zdĺhavé, komplikované, prácne. Nehovoriac o tom, že “lístok” sa môže ľahko stratiť.

Takýto systém môže byť ľahko minulosťou. Implementácia schvaľovacieho systému zaistí, že zamestnancovi bude stačiť pár kliknutí na to, aby požiadal o dovolenku. Platí to tiež v prípade návštevy lekára, žiadosti o prácu z domu či sick day a ďalších neprítomností. To všetko je možné aj cez mobilný telefón.

Výhodné to je aj pre nadriadeného. Ten je na novú žiadosť upozornený e-mailom. Okamžite ju tak môže schváliť či zamietnuť pohodlne, rýchlo a online.

Zefektívnenie práce manažérov a účtovníkov

Dobrý manažér by sa mal venovať predovšetkým riadeniu a vzdelávaniu podriadených, organizácii a odbornej stránke svojej práce. Administratíva spojená s jeho pozíciou by ho mala zaťažovať čo najmenej. Kvalitný dochádzkový systém mu umožní mať neustále a kdekoľvek prehľad o odpracovaných časoch, nadčasoch, dovolenkách a iných potrebných informáciách svojich podriadených. Vďaka cloudovej technológii všetko vybaví zo svojho mobilného telefónu. Vyhne sa papierovaniu a môže sa sústrediť na svoju prácu.

Podobne sú na tom aj účtovníci. Sofistikovaný dochádzkový systém má totiž aj tú výhodu, že ho možno prepojiť s väčšinou účtovných softvérov. Potrebné dáta sa tak do systému rovno „preklopia“ a účtovník ich nemusí zdĺhavo prepisovať alebo kopírovať. Práca účtovníka je tak efektívnejšia a minimalizujú sa chyby.

Všetky tieto vlastnosti v sebe spája dochádzkový a prístupový systém Fingera, teraz už aj so schvaľovacím systémom. Jeho implementáciou znížite byrokratickú záťaž, zlepšíte pracovné prostredie, znížite finančné náklady, a tým zvýšite Váš komfort.