Aké dáta zamestnanca uchovávať po skončení pracovného pomeru?

Otázka: Zamestnancovi skončil pracovný pomer. Môžeme skartovať jeho osobnú zložku? Je nejaká lehota dokedy máme uchovávať jeho dáta a osobné údaje?

Odpoveď: V zásade je jedno akým spôsobom sa skončil pracovný pomer. Či to bolo:
– dohodou,
– výpoveďou zo strany zamestnanca alebo
– výpoveďou zo strany zamestnávateľa.

Podstatné je, že pracovný pomer skončil. Vo všeobecnosti nie je len jedna lehota, po uplynutí ktorej môžete všetky údaje zamestnanca zlikvidovať.

Zamestnávateľ musí rozlišovať, na základe akého právneho základu uchovával údaje
zamestnanca počas trvania pracovného pomeru (čl. 6 ods. 1 nariadenia GDPR).

V uchovávaní bude v zásade pokračovať aj po skončení pracovného pomeru s tým, že je rozdiel, či
disponuje dátami zamestnanca na základe:

• súhlasu zamestnanca (napr. fotografia zamestnanca zverejnená na webe zamestnávateľa)
• zákonnej povinnosti (údaje nahlasované Soc. a zdravotnej poisťovni a pod.)
• plnenia pracovnej zmluvy (meno, priezvisko, bydlisko a pod. na identifikáciu zmluvnej
• strany)
• oprávneného záujmu (kamerový systém na ochranu majetku a pod.

Všetky tieto právne tituly resp. základy vychádzajú z nariadenia GDPR, pričom každý zamestnávateľ má povinnosť vypracovať GDPR dokumentáciu ak zamestnáva min. 1 zamestnanca.

Povinnosti zamestnávateľa

Pri vypracovávaní GDPR dokumentácie už priamo do jednotlivých opatrení uvádzame lehotu, dokedy je zamestnávateľ povinný alebo oprávnený tieto osobné údaje uchovávať a kedy je povinný ich zlikvidovať.

Zamestnávateľ je povinný rešpektovať a dodržiavať zásadu minimalizácie uchovávania. Osobné údaje zamestnancov uchováva najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú. Osobitným zákonom na splnenie zákonnej povinnosti je v danom prípade napríklad o zákon č. 431/2002 Zb. o účtovníctve alebo o zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

Zamestnávateľ nemôže spracúvať osobné údaje len „pre istou“. Napr. mzdové listy (účtovné záznamy) sa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili.

Ak teda dôjde k skončeniu pracovného pomeru, tak odpovede na otázky ohľadom uchovávania údajov nájdete v dokumentácii GDPR zamestnávateľa, v ktorej je táto informácia podľa nariadenia GDPR povinná.

Odpovedal
JUDr. Jozef Lukajka, PhD.
zakladateľ a vedúci advokát
Advokátska kancelária Lukajka & Partners s. r. o.
www.aklp.sk
office@aklp.sk