Prečo by mala firma mať dochádzkový systém?

Na základe vašich skúseností, Peter – aký je minimálny počet zamestnancov, pri ktorom odporúčate začať s evidenciou dochádzky?

Z pohľadu zákona musí zamestnávateľ evidovať pracovný čas už od jedného zamestnanca. V praxi však mnoho firiem začína zapisovaním dochádzky do zošitov, v lepšom prípade do Excelových tabuliek. Tento spôsob môže fungovať pri mikropodnikoch (do 10 osôb) alebo rodinných firmách, no pri vyššom počte zamestnancov sa stáva neefektívnym a neudržateľným. Naša najmenšia firma, ktorá využíva dochádzkový systém, má iba 3 zamestnancov.

Prečo jednoduchá evidencia dochádzky prestáva fungovať?

V malom kolektíve má konateľ firmy často prehľad o tom, kto je na pracovisku a ako si plní svoje úlohy. Pri väčšom počte zamestnancov sa však kontrola stáva náročnejšou. Dochádzkový systém zároveň zabezpečuje spravodlivosť – neuprednostňuje žiadneho zamestnanca a zaznamenáva iba presné časy príchodu a odchodu. To eliminuje nepresnosti a zabezpečuje rovnaké pravidlá pre všetkých.

Je možné dochádzkový systém obísť?

To závisí od použitej technológie. Pri RFID kartách existuje riziko, že si ich zamestnanci budú medzi sebou požičiavať. Biometrický systém však eliminuje podvody takmer na 100 %.

Dochádzka pomocou odtlačkov prstov je spoľahlivá, pretože zamestnanec nemôže použiť cudzí prst. Pri rozpoznávaní tváre sme sa v praxi stretli s pokusmi obísť systém pomocou fotiek na mobilných telefónoch alebo dokonca vytlačených obrázkov. Preto má Fingera funkciu Liveness Detection, ktorá dokáže rozpoznať, či ide o skutočnú osobu alebo podvrh.

Je biometria naozaj taká presná, ako sa o nej hovorí?

Biometrické systémy sú právom považované za najpresnejšie na svete, pretože eliminujú ľudské chyby a zneužitie tradičných metód identifikácie. Fingera ponúka cenovo dostupné a flexibilné riešenie pre firmy všetkých veľkostí a z rôznych odvetví.

V niektorých prípadoch je biometria nielen najpresnejšia, ale aj jedinou možnou voľbou z niekoľkých dôvodov:

– hygiena – kľúčová najmä v gastronómii, kde je dôležité minimalizovať kontakt s povrchmi;

– jednoduchosť používania – nevyhnutná na stavbách a vo výrobe, kde iné systémy neposkytujú dostatočnú spoľahlivosť.

Ukážka funkcie detekcie živosti v dochádzkovom systéme Fingera

Dochádzkový systém predstavuje ďalšie náklady. Prečo by si ho mala dovoliť aj malá firma?

Práve naopak – dochádzkový systém firme šetrí peniaze v niekoľkých oblastiach:

– Úspora času pre HR a účtovníkov – ručné spracovanie dochádzky môže trvať niekoľko dní, zatiaľ čo automatizácia tento proces výrazne zrýchľuje.

– Eliminácia podvodov a neefektívneho využívania pracovného času – napríklad sledovanie fajčiarskych prestávok. Ak má firma 10 zamestnancov, môže mesačne ušetriť až 1 500 EUR len vďaka ich lepšej evidencii.

– Zvýšenie bezpečnosti na pracovisku – v prípade núdzovej evakuácie alebo pracovného úrazu majú vedúci pracovníci okamžitý prehľad o tom, kto sa nachádza v budove.

Je hlavným dôvodom zavedenia dochádzkového systému kontrola zamestnancov?

Mnoho ľudí si to myslí, ale ja by som to nazval skôr informovanosťou. Vedúci pracovník má v prípade potreby okamžitý prehľad o počte ľudí na pracovisku. Dochádzkový systém však prináša oveľa viac než len kontrolu – automatizuje procesy, zabezpečuje spravodlivé podmienky pre všetkých zamestnancov a zvyšuje bezpečnosť.

Jedným z kľúčových prvkov je aj schvaľovací systém, ktorý uľahčuje komunikáciu medzi zamestnancami a nadriadenými a pomáha pri evidencii pracovného času. Všetky žiadosti o dovolenku, home office či iné udalosti možno spravovať priamo cez webové rozhranie alebo mobilnú aplikáciu, čo zefektívňuje administratívu a šetrí čas.

A ako už bolo spomenuté – v krízových situáciách môžu byť tieto informácie zásadné.

Zavedenie dochádzkového systému nie je len administratívny krok, ale strategická investícia do efektivity, spravodlivosti a bezpečnosti firmy. Aj malé podniky môžu vďaka automatizácii ušetriť čas aj peniaze a získať lepší prehľad o pracovnom čase svojich zamestnancov. Biometrická technológia navyše zabezpečuje spoľahlivosť a eliminuje chyby či zneužitie tradičných metód.

V konečnom dôsledku moderný dochádzkový systém prispieva nielen k efektívnejšiemu chodu firmy, ale aj k väčšej spokojnosti zamestnancov a zamestnávateľov.