Porovnanie spôsobov evidencie dochádzky zamestnancov: papier, Excel, kartička, biometria

Evidencia dochádzky je kľúčovým prvkom personálneho riadenia každej firmy. Nie je to len o tom, kto kedy prišiel a odišiel – kvalitne nastavený systém dochádzky pomáha šetriť čas, predchádzať chybám a zvyšuje transparentnosť.

Papierová evidencia

Ako funguje:
Zamestnanci zapisujú príchody a odchody ručne do knihy alebo na formulár.

Nevýhody:

• Vysoká chybovosť a možnosť manipulácie
• Pracnosť pri spracovaní údajov
• Nevhodné pre flexibilnú pracovnú dobu alebo home office
• Vysoké riziko straty alebo poškodenia papierových záznamov (napr. v prípade požiaru, vody, presunu kancelárie)

Excel tabuľka

Ako funguje:
Dochádzka sa zaznamenáva do tabuľky – ručne alebo pomocou jednoduchých vzorcov. Môže ísť o lokálny alebo cloudový súbor.

Nevýhody:

• Riziko chýb pri ručnom zadávaní
• Možnosť neúmyselných úprav alebo vymazania dát
• Vyššie nároky na kontrolu a správnosť

Dochádzkové kartičky (čipy, RFID)

Ako fungujú:
Zamestnanec si pri vstupe/odchode priloží kartu k čítačke. Dáta sa ukladajú do systému.

Nevýhody:

• Možnosť zneužitia (napr. „pípnutie“ za kolegu)
• Strata alebo zabudnutie karty vedie k dodatočným nákladom a narušeniu procesu
• Potreba inštalácie hardvéru na čítanie čipov/kariét (často na viacerých vstupoch v budove)
• Údržba a evidencia samotných kariet/čipov (najmä pri vysokej fluktuácii zamestnancov)

Biometrická evidencia (odtlačok prsta, rozpoznanie tváre)

Ako funguje:
Systém identifikuje zamestnanca na základe fyziologických znakov.

Nevýhody:

• Vyššie počiatočné investície do hardvéru 
• Práca s citlivými osobnými údajmi – systém musí byť v súlade s GDPR, vrátane získania informovaného súhlasu a zabezpečenia dát
• Môže naraziť na odpor zamestnancov, najmä kvôli obavám o súkromie

Čo zvoliť?

Ako si vybrať systém, ktorý porastie s vašou firmou

Pri výbere systému evidencie dochádzky je dôležité zohľadniť nielen aktuálne potreby, ale aj budúci rast firmy. Menším tímom môže chvíľu postačovať Excel či jednoduché riešenie bez hardvéru. No s pribúdajúcimi zamestnancami narastá aj potreba automatizácie, bezpečnosti a presných dát.

Ideálne je zvoliť systém, ktorý umožňuje začať jednoducho – napríklad prostredníctvom mobilnej aplikácie – a neskôr rozšíriť funkcionalitu o pokročilejšie možnosti, ako je biometrická identifikácia. Moderné cloudové riešenia, ako napríklad Fingera, ponúkajú flexibilitu, vďaka ktorej netreba robiť kompromisy medzi cenou a funkčnosťou – sú dostupné aj pre menšie firmy a zároveň škálovateľné pre veľké organizácie.

Fingera umožňuje začať už od troch zamestnancov, bez potreby náročnej implementácie – s prehľadnou webovou aplikáciou, mobilným prístupom a možnosťou neskoršieho doplnenia biometrických terminálov. Pričom systém je plne v súlade s GDPR a podporovaný lokálnym tímom.