Porovnání způsobů evidence docházky zaměstnanců: papír, Excel, kartička, biometrie

Evidence docházky je klíčovým prvkem personálního řízení každé firmy. Není to jen o tom, kdo kdy přišel a odešel. Kvalitně nastavený systém docházky pomáhá také šetřit čas, předcházet chybám a zvyšuje transparentnost.

Papírová evidence

Jak funguje:
Zaměstnanci zapisují příchody a odchody manuálně do knihy nebo na formulář.

Nevýhody:

• Vysoká chybovost a možnost manipulace
• Pracnost při zpracování dat
• Nevhodné pro flexibilní pracovní dobu nebo home office
• Vysoké riziko ztráty nebo poškození papírových záznamů (např. při požáru, vytopení či stěhování kanceláře)

Tabulka v Excelu

Jak funguje:
Docházka se zaznamenává do tabulky – manuálně nebo pomocí jednoduchých vzorců. Může se jednat o lokální nebo cloudový soubor.

Nevýhody:

• Riziko chyb při manuálním zadávání
• Možnost neúmyslných úprav nebo vymazání dat
• Vyšší nároky na kontrolu a správnost

Dochádzkové kartičky (čipy, RFID)

Jak fungují:
Zaměstnanec při vstupu/odchodu přiloží kartu ke čtečce. Data se ukládají do systému.

Nevýhody:

• Možnost zneužití (např. „pípnutí“ za kolegu)
• Ztráta nebo zapomenutí karty vede k dodatečným nákladům a narušení procesu
• Potřeba instalace hardwaru pro čtení čipů/karet (často na více místech v budově)
• Údržba a evidence samotných karet/čipů (zejména při vysoké fluktuaci zaměstnanců)

Biometrická evidence (otisk prstu, rozpoznávání tváře)

Jak funguje:
Systém identifikuje zaměstnance na základě fyziologických znaků.

Nevýhody:

• Vyšší počáteční investice do hardwaru 
• Práce s citlivými osobními údaji – systém musí být v souladu s GDPR, včetně získání informovaného souhlasu a zabezpečení dat
• Může narazit na odpor zaměstnanců, zejména kvůli obavám o soukromí

Co zvolit?

Jak si vybrat systém, který bude růst s vaší firmou?

Při výběru systému evidence docházky je důležité zohlednit nejen aktuální potřeby, ale také budoucí růst firmy. Menším týmům může ze začátku postačovat Excel nebo jednoduché řešení bez hardwaru. Ale s přibývajícími zaměstnanci narůstá potřeba automatizace, bezpečnosti a přesných dat.

Ideální je proto zvolit systém, který umožňuje začít zaznamenávat docházku jednoduše, například prostřednictvím mobilní aplikace, a později rozšířit funkcionalitu o pokročilejší možnosti, jako je biometrická identifikace. Moderní cloudová řešení, jako například Fingera, nabízejí flexibilitu, díky které není třeba dělat kompromisy mezi cenou a funkčností. Jsou dostupné také pro menší firmy a zároveň škálovatelné pro velké organizace.

Fingera umožňuje začít již od tří zaměstnanců bez potřeby náročné implementace, s přehlednou webovou aplikací, mobilním přístupem a možností pozdějšího doplnění biometrických terminálů. Cena začíná již od 30 € měsíčně, přičemž systém je plně v souladu s GDPR a podporován lokálním týmem.