6 z 10 českých firem prodělává na docházce. Jak jim pomoct?

Téměř 60 % českých firem trpí kvůli nedostatečnému nebo zastaralému systému sledování docházky zaměstnanců. Administrativní zátěž a drobné podvody, jako je vzájemné půjčování přístupových karet nebo falešné přesčasy, jsou zde hlavní příčiny.

Naše data ukazují, že 32% českých firem vůbec nevede evidenci docházky svých zaměstnanců a dalších 27% ji eviduje pouze pomocí nedigitálních nástrojů, jako jsou papírové sešity nebo píchačky. Průzkum sme provedli v dubnu 2023 mezi 204 českými společnostmi s počtem zaměstnanců do 999, ukázal nízkou míru digitalizace docházkových systémů v českých firmách.

Nedostatek digitalizace však znamená pro firmy dodatečné náklady. Ročně tak mohou přijít o až 7% mzdových nákladů. V přepočtu na průměrnou českou mzdu za rok 2022 podle ČSÚ to znamená až 34 000 Kč na zaměstnance. Pouze 4% firem využívá inovativní biometrická řešení pro evidence docházky zaměstnanců.

„Například ve výrobě zavedla většina firem čipové karty již před delší dobou. Tato řešení ale nejsou dokonalá. Dochází u nich k chybám nebo opomenutím, a tak se docházky musí stejně kontrolovat a revidovat. S papírovými docházkami se již u klientů setkáváme méně, úplnou výjimkou ale nejsou. U řady společností z jiných oborů ale vidíme trend docházku vůbec nesledovat,” říká ředitel personální společnosti Orienta Tomáš Surka.

Na jaké úrovni je v našich firmách digitalizace

V Česku využívá alespoň nějakou formu digitální evidence docházky 41 % firem. Více než třetina spoléhá na přístupové karty, čipy nebo jejich kombinaci. Tyto metody však samy o sobě neověřují identitu uživatele, což vede k vysoké míře nepoctivého zacházení s docházkou. Dochází k půjčování kartiček, vzájemnému zapisování docházky, brzkým odchodům a falešným přesčasům.

„Firmy finančně tratí právě na nepoctivosti, ale také vyšší administrativním a personálním zatížení HR oddělení. Využitím ověřováním otisku prstu mohou firmy ušetřit ročně 3 až 5 % mzdových nákladů, u tvářové biometrie jde dokonce o 5 až 7 %,“ uvádí Petr Ducháček, regionální manažer Fingera pro ČR.

Biometrie na vzestupu 

Biometrie je dnes v mnoha oblastech běžným způsobem ověřování identity, který uživatelé používají přirozeně pro odemykání mobilních telefonů nebo ověřování plateb. České firmy však svým zaměstnancům toto pohodlí poskytují jen ve 4 % případů.

Je však patrný rostoucí trend využívání biometrie v digitalizovaných docházkových a přístupových systémech. Firmy jsou stále citlivější na zvyšování efektivity procesů, které biometrie přináší, a to i přes počáteční náklady.

„Díky propojení se mzdovými a účetními systémy mají firmy a jejich zaměstnanci všechny údaje k dispozici online a na jednom místě. Od našich zákazníků víme, že se tím při zpracovávání docházky dají ušetřit až dva dny práce v měsíci,“ doplňuje Petr Ducháček z Fingery. 

Zásadní výhodou tohoto biometrického řešení je pak správa dat. Jakmile zaměstnanec projde terminálem, informace se automaticky nahraje do přehledného rozhraní, které je dále možné propojit s více než 30 mzdovými a účetními systémy. „Fingera díky intuitivní správě přístupů, přehlednému zobrazení dat i automatizaci jejich zpracování šetří HR oddělení a mzdovým účtárnám spoustu času, který dosud tráví zpracováváním údajů ze zastaralých evidencí. Místo rutinních úkonů se tak mohou věnovat činnostem, kde se skutečně projeví jejich přidaná hodnota,“ uzavírá Ducháček.